Privacybeleid

Inleiding

Met open vizier (hierna: ‘MOV’ of ‘wij’) is een eenpersoonszaak, een creatief communicatiebureau met een hart voor duurzaamheid. Wij verwerken gegevens van onze relaties, prospects en bezoekers van de website om onze dienstverlening zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Dat doen we in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) / privacy wetgeving.
In deze privacyverklaring lees je over wat MOV doet met jouw persoonsgegevens. Je kan hier onder meer inzien welke persoonsgegevens we van je verzamelen, waar we ze voor gebruiken en hoe lang we ze bewaren. Ook lees je wat je rechten zijn met betrekking tot je persoonsgegevens en hoe je gebruik kan maken van die rechten. Onderaan vind je ons cookie statement en onze contactgegevens.
MOV kan deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een wetswijziging of een wijziging van het interne privacybeleid van MOV. 
Door gebruik te maken van deze website en/of door diensten of producten van ons af te nemen, ga je akkoord met ons privacybeleid. Als je vragen hebt, neem dan contact op via info@metopenvizier.nl of 06-47698080.

1. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

MOV verwerkt persoonsgegevens van contacten die op persoonlijke titel of als medewerker/contactpersoon bij een bureau of organisatie zijn aangesloten. MOV onderhoudt contacten met allerlei organisaties en personen, bijvoorbeeld in het kader van lobby en samenwerking, de organisatie van events en trainingen en sponsoring. Ook werven we nieuwe medewerkers, partners en relaties en informeren we personen die te kennen hebben gegeven in MOV en onze diensten geïnteresseerd te zijn, hierbij werken we met verschillende leveranciers en dienstverleners.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Van onze contacten (relaties, partners, prospects, stakeholder-/lobbycontacten en geïnteresseerden en onze leveranciers) kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
Gewone gegevens: naam, adres, woonplaats (bezoek- / factuur- / correspondentieadres), telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboorte- en overlijdensdatum, websiteadres en social media-accounts, bedrijfsnaam, functie, BTW-nummer, bankrekeningnummer en betaalgegevens, inloggegevens, genoten opleiding(en), diploma, specialismes, deelname- of aankoopgegevens (event, training, product, etc.), financiële data (bankrekeningnummer, creditcardnummer) en overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch of door een cv toe te sturen.
Bijzondere gegevens: als je een (portret)foto van je zelf of anderen op onze website uploadt of wanneer MOV foto’s van events gebruikt, verwerken wij ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou.
Van bezoekers van de website verwerken we alleen een e-mailadres als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief. Wij verzamelen geen identificeerbare gegevens over je bezoek (zie ook ons cookie statement).

3. Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

Wij verwerken gegevens voor verschillende doelen:
Administratie en dienstverlening aan relaties
In onze administratie houden wij bij wie relatie is en noteren we de noodzakelijke gegevens met betrekking tot je afgenomen diensten en/of producten en de betalingen. We gebruiken je contactgegevens om je te informeren over onze dienstverlening en producten door het toesturen van de nieuwsbrief, gerichte mailingen en uitnodigingen.
Werving
MOV ontleent haar kracht en bestaansrecht aan het collectief van haar relaties en partners. Hiervoor verwerken we je persoonsgegevens.
Nieuwsbrief
Wij informeren je graag over onze activiteiten, diensten en producten. Daarnaast delen we kennis en inspiratie over toekomstbestendig en duurzaam ondernemerschap en inzet creatieve communicatie. Je kan je aanmelden voor onze nieuwsbrieven. Dat kan via de website, door ons een e-mail te sturen, of door je naam en mail-adres achter te laten op een intekenformulier (bijvoorbeeld bij een event). Als je een dienst of product van ons afneemt, kan je ook aangeven of je de nieuwsbrief wil ontvangen. Je kan je altijd weer afmelden.
Leveranciers
Van onze leveranciers verwerken we alleen de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met jullie hebben, zoals contact- en betalingsgegevens.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

4. Grondslagen en bewaartermijnen

Personen die bij ons diensten of producten afnemen of aan ons leveren sluiten ook een overeenkomst met MOV. Voor de uitvoering daarvan mogen wij persoonsgegevens verwerken. Deze gegevens bewaren we tot 2 jaar nadat de dienst of het product is afgenomen of geleverd. De financiële gegevens kunnen wij maximaal 7 jaar bewaren.
Van prospects, stakeholder- en lobbycontacten en geïnteresseerden verwerken we gegevens op basis van schriftelijke toestemming of gerechtvaardigd belang. Denk hierbij aan de afgifte van een visitekaartje of een koppeling via LinkedIn of ander netwerk. We bewaren je persoonsgegevens zolang je gezien wordt als prospect, stakeholder- of lobbycontact en/of geïnteresseerde. Van sollicitanten bewaren we de gegevens maximaal 1 maand, tenzij we toestemming hebben om deze langer te bewaren.
Van iedereen die een of meer nieuwsbrieven ontvangt, hebben wij een aanmelding ontvangen, via de website met activeringsmail, per mail of intekenformulier. We bewaren deze gegevens totdat je je afmeldt en nog maximaal 3 maanden daarna.
Voor zover wij gegevens verwerken waarvoor geen overeenkomst of toestemming aanwezig is, dan doen wij dat omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, onder meer door informeren, het bouwen van netwerken en het verlenen van onze diensten.
De wet kan een andere termijn voorschrijven. Als dat zo is, zal de MOV zich aan de voorgeschreven wettelijke bewaartermijn houden.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen je gegevens niet aan derden en verstrekken ze alleen aan derden wanneer dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij werken onder meer met een administratiesysteem in de cloud, hostingpartijen voor onze website en e-mailservers, een met ons netwerk verbonden printer / scanner, een externe accountant, iCloud, DropBox, Adobe CC en Google Drive.
Met partijen die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten we verwerkersovereenkomsten. MOV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Met andere partijen, zoals de accountant, maken we goede afspraken over geheimhouding en beveiliging.

6. Beveiliging

Wij treffen de nodige organisatorische en technische maatregelen om jouw gegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Zo werken wij met gebruikersnamen en wachtwoorden en verschillende niveaus van autorisatie voor onze databases en hardware. Het aantal apparaten waarop jouw gegevens geopend kunnen worden wordt beperkt tot alleen de noodzakelijke apparaten. Wij sluiten waar nodig ruimtes af. Wij maken met de partijen die onze IT-systemen leveren en onderhouden afspraken over technische beveiliging en maken beveiligde back-ups. Je bezoek aan de website is beveiligd met een SSL-certificaat en ondertekend met een DNSSEC ondertekening. Dit betekent dat je verbinding privé is en beter beveiligd.

7. Jouw rechten

Als betrokkene heb je een aantal rechten:

Recht op inzage
Je hebt het recht om in te zien welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
Recht op rectificatie en aanvulling
Als de gegevens die wij van jou verwerken niet (langer) juist of volledig zijn, dan kan je deze laten aanpassen.
Recht op beperking
Ben je van mening dat wij je persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, of dat we te veel of te lang gegevens verwerken, dan kan je ons verzoeken om de verwerking te beperken.
Recht op overdracht (dataportabiliteit)
Naast het recht op inzage heb je het recht om alle gegevens te ontvangen die wij van jou verwerken, zodat je die bijvoorbeeld kan doorgeven aan een andere organisatie.
Recht op wissen van gegevens (vergetelheid)
Je kan onder bepaalde omstandigheden vragen dat wij alle gegevens van jou wissen. Dat kan bijvoorbeeld als wij jouw gegevens niet meer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld en verwerkt, als je je toestemming hebt ingetrokken, als wij je gegevens onrechtmatig verwerken of als je bezwaar hebt gemaakt.
Recht om bezwaar te maken
Als je van mening bent dat wij geen gerechtvaardigd belang hebben om je gegevens te verwerken, dan kan je daar bezwaar tegen maken. Als jouw belang op privacy zwaarder weegt dan onze redenen voor verwerking, dan zullen wij stoppen met het verwerken van je gegevens.
Recht om een klacht in te dienen
Wij doen ons best om aan de privacywetgeving te voldoen en zo zorgvuldig mogelijk met je gegevens om te gaan en je rechten te respecteren. Wij horen het graag als je vindt dat dat niet goed gaat, zodat we dat mogelijk kunnen verbeteren. Komen we er niet uit, dan kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze is verplicht om je klacht in behandeling te nemen.

Hou er rekening mee dat wij soms gehouden kunnen zijn om bepaalde gegevens toch te verwerken of te bewaren, bijvoorbeeld omdat er een wettelijke verplichting is of voor het archief van de geschiedenis van de MOV.

Wil je hiervan gebruik maken, stuur dan een mail aan info@metopenvizier.nl of bel ons. Om in dat geval je identiteit te verifiëren, kunnen we je vragen om een kopie identiteitsbewijs te sturen. Maak daarin je pasfoto, MRZ (machine readable strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Wij streven ernaar zo snel mogelijk, maar binnen 4 weken op je verzoek te reageren.

8. In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan

Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kan je vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van je browser.

9. Contact

Heb je nog vragen? Bel 06 47698080 of mail ons gerust op info@metopenvizier.nl.